BESTE LEVENSBELEID

De naamloze vennootschap RAUWERS CONTRÔLE, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1000 Brussel, François Joseph Navezstraat 78, en ingeschreven is bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder nummer 0400.438.863, (hierna “RAUWERS”) verzamelt en verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens, d.w.z. informatie over geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen, en dit in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving op dit gebied, in het bijzonder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 van 27 april 2016 (AVG).

Dit privacybeleid is bedoeld om uit te leggen waarom en hoe RAUWERS deze gegevens verzamelt, hoe het deze beschermt, en hoe lang ze worden bewaard, evenals de rechten die individuen hebben.

1. Waarom verwerkt RAUWERS deze gegevens?

RAUWERS verzamelt en verwerkt deze gegevens, al dan niet in elektronische vorm, voor verschillende doeleinden naargelang het geval. De verwerking van deze gegevens kan bijvoorbeeld deel uitmaken van diensten aan derden, zoals steden en gemeenten, of van de eigen activiteiten, zoals de verkoop en/of installatie van parkeermeters.

In de hierna vermelde gevallen treedt RAUWERS in de regel op als “verantwoordelijke voor de verwerking” in de zin van de AVG, d.w.z. dat het RAUWERS is die alleen of gezamenlijk het doel van en de middelen voor de verwerking van de betrokken gegevens vaststelt. Dit sluit niet uit dat RAUWERS in bepaalde gevallen waarin het persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, optreedt als “verwerker”, d.w.z. op basis van instructies van zijn klant (particulier of overheidsinstantie) en het is deze laatste die dan optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de RGPD. In dit laatste geval is het in principe aan hem om de noodzakelijke informatie aan de betrokkenen te verstrekken, en niet aan RAUWERS.

2. Om welke doeleinden en categorieën van gegevens gaat het?

(a) Beheer van parkeergelegenheid

RAUWERS beheert en/of controleert (op straat of elders) gereguleerde parkeerplaatsen en/of parkeerkaarten/tickets door middel van controleambtenaren, scanvoertuigen en/of andere ter beschikking staande middelen, afhankelijk van de locatie (bv. bewakingscamera’s in parkeergarages). Dit parkeerbeheer moet zorgen voor een betere rotatie van de voertuigen en een correcte en efficiënte inning van de verschuldigde bedragen.

De met deze verwerking van persoonsgegevens gepaard gaande bewerkingen zijn talrijk, aangezien het niet alleen gaat om het verzamelen van gegevens wanneer de betrokkene besluit een gereglementeerde parkeerplaats in te nemen (bijvoorbeeld door zijn nummerplaat in te voeren in de overeenkomstige parkeerautomaat), maar ook om het gebruik van die gegevens in de ruime zin van het woord bij de controle van de naleving van de tijdslimiet of van de geldigheid van een parkeerkaart (bijvoorbeeld door de betrokken gegevensbank te raadplegen), of zelfs om ze door te geven aan derden (zoals deurwaarders en/of advocaten) om te zorgen voor de (minnelijke of gerechtelijke) invordering van verschuldigde bedragen na aanmaningen, en/of om te voldoen aan het verzoek van overheidsinstanties (bv. wanneer politiediensten toegang vragen tot bewakingsbeelden).

Verschillende rechtsgrondslagen kunnen deze operaties rechtvaardigen, afhankelijk van het geval. Deze verrichtingen kunnen bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om een wettelijke verplichting na te komen waaraan RAUWERS is onderworpen, of voor de uitvoering van een opdracht van openbaar belang, naar het voorbeeld van een regionaal beleid en/of een gemeentelijke parkeerverordening, of zelfs voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, naar het voorbeeld van het gebruik van een voor het publiek toegankelijke private parking, of op basis van rechtmatige belangen, naar het voorbeeld van het gebruik van bewakingscamera’s om bepaalde gebouwen te beveiligen.

De categorieën van verwerkte gegevens kunnen ook variëren naar gelang van het geval. In wezen gaat het echter om alle of een deel van de volgende categorieën:

1) Identificatiegegevens, zoals nummerplaten, voor- en achternamen, e-mail- en postadressen en telefoonnummers,
2) Persoonlijke gegevens, zoals geboortedatum, taal, nationaliteit, geslacht, burgerlijke staat,
3) Beelden en audiovisuele opnamen, bv. van bewakingscamera’s en camera’s met nummerplaatherkenning, alsmede van de observatiefoto’s die door de met controle belaste ambtenaren zijn gemaakt,
4) Locatiegegevens, bv. waar het geparkeerde voertuig zich op een bepaald tijdstip bevond,
5) Financiële gegevens, zoals informatie over betalingstermijnen en IBAN-bankrekeningnummers,
6) Attesten van derden, zoals van een arts of een werkgever,
7) Gegevens ontvangen via verschillende bronnen, zoals leasemaatschappijen, werkgevers of de Directie voor de Registratie van Voertuigen (DIV), en met name op basis van beraadslagingen nr. 13/2016 en nr. 34/2016 van het Sectorcomité voor de Federale Autoriteit,
8) Gegevens in verband met het beheer van eventuele geschillen.

(b) Commercieel relatiebeheer

Naast het beheer van de parking, verzamelt en verwerkt RAUWERS ook persoonsgegevens om (i) vragen van betrokkenen te beantwoorden (o.a. via internet), (ii) contracten, offertes en/of facturen te verwerken, alsook om de overeengekomen diensten te leveren en/of de overeengekomen producten te leveren (o.a. dienst na verkoop en eventuele geschillen), en (iv) nieuwsbrieven en andere communicatie ter promotie van haar producten en diensten te verstrekken, o.a. door het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken en/of statistische analyses.

Ook hier kunnen verschillende rechtsgrondslagen de verwerking in verband met dit beheer van de handelsbetrekkingen rechtvaardigen, afhankelijk van het geval in kwestie. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor de nakoming van een wettelijke verplichting waaraan RAUWERS is onderworpen, zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, of voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (zelfs als vertegenwoordiger van een rechtspersoon), zoals de aankoop van softwareoplossingen, of op basis van legitieme belangen, zoals het voorkomen van misbruik en fraude, of op basis van toestemming van de betrokkene, zoals promotionele e-mails. In dat geval kan de betrokkene zijn toestemming te allen tijde intrekken, met dien verstande dat die intrekking de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op die grondslag heeft plaatsgevonden, onverlet laat.

Ook hier kunnen de categorieën van verwerkte gegevens verschillen naar gelang van de betrokken gevallen. In wezen gaat het echter om alle of een deel van de volgende categorieën:

1) Identificatiegegevens, zoals voor- en achternaam, e-mail- en postadres en telefoonnummers,
2) Persoonlijke gegevens, zoals geboortedatum, taal, nationaliteit, geslacht, burgerlijke staat,
3) Beelden en audiovisuele opnamen, bijvoorbeeld van de gebouwenbewakingscamera’s van RAUWERS,
4) Verbindingsgegevens, zoals cookies of soortgelijke technologieën,
5) Financiële gegevens, zoals informatie over betalingstermijnen en IBAN-bankrekeningnummers,
6) Attesten van derden, zoals van een arts of een werkgever,
7) Gegevens in verband met het beheer van eventuele geschillen.

3. Waar komen deze gegevens vandaan?

Wanneer een persoon contact opneemt met RAUWERS, komen de eerste gegevens meestal van deze persoon. . In de loop van de relatie met RAUWERS kunnen aanvullende gegevens worden verstrekt, bijvoorbeeld ten behoeve van het opstellen van een offerte, een contract of een factuur. Indien de betrokkene RAUWERS niet de door de wet of het contract vereiste informatie verstrekt, kan de betrokkene zijn voordelen verliezen of kan RAUWERS beslissen het contract niet te sluiten of zelfs te beëindigen. Als een persoon bijvoorbeeld zijn/haar e-mailadres niet met RAUWERS wenst te delen, zal hij/zij geen elektronische nieuwsbrieven van RAUWERS ontvangen.

RAUWERS kan ook gegevens ontvangen van andere personen over de personen van wie de gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld van de belastingautoriteiten en de steden en gemeenten waarmee deze persoon communiceert via e-mail of andere systemen.

4. Wie heeft toegang tot deze gegevens?

Voor bovengenoemde doeleinden kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan, en mogelijk zelfs verwerkt door :

(a) De mensen maakten zich zorgen,
(b) RAUWERS-personeel dat de gegevens in kwestie moet kennen,
(c) Personen en rechtspersonen die rechtstreeks contact hebben met RAUWERS en die ook moeten weten, zoals verbonden ondernemingen, alsook in geval van een mogelijke overname of uitbreiding van onze activiteiten,
(d) De overheidsinstanties overeenkomstig de toepasselijke regelgeving, zoals de belastingautoriteiten en de politie, steden en gemeenten, enz. ,
(e) dienstverleners, zoals IT- of technische dienstverleners en marketingbureaus, die deze gegevens ook moeten kennen, en
(f) andere professionele adviseurs van RAUWERS wanneer ook zij van deze gegevens op de hoogte moeten zijn, bijvoorbeeld deurwaarders en advocaten in geval van incasso.

In het geval van gegevensverwerkers in de zin van de AVG, zorgt RAUWERS ervoor dat zij alleen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken en dat zij zich ertoe verbinden deze gegevens op passende wijze te verwerken.

In sommige gevallen kan RAUWERS met een partner betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens. In dat geval zullen RAUWERS en de betrokken partner onderling hun respectieve verplichtingen hebben vastgelegd met het oog op de naleving van de vereisten van de AVG en zullen de betrokkenen in principe over een aanspreekpunt beschikken om zich tot de ene of de andere partner te richten, met dien verstande dat deze betrokkenen hun rechten jegens en ten aanzien van elk van hen kunnen uitoefenen.

5 Worden deze gegevens naar het buitenland doorgegeven?

In het algemeen worden deze gegevens bewaard in België, maar RAUWERS kan sommige ervan overdragen naar het buitenland, maar altijd in verband met de activiteiten van RAUWERS. In het geval van een doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie, zal RAUWERS passende waarborgen hebben ingebouwd in overeenstemming met de AVG.

6. Hoe lang worden deze gegevens bewaard?

Deze gegevens zullen niet langer worden bewaard dan voor de bovengenoemde doeleinden noodzakelijk is. Typisch, en onder voorbehoud van, enerzijds, hetgeen anders zou zijn bepaald in andere documenten dienaangaande betreffende specifieke gegevens, en/of, anderzijds, de uitoefening door de betrokkenen van hun recht van verzet of van intrekking van hun toestemming de gegevens met betrekking tot het beheer van de zakenrelatie worden bewaard zolang dit nodig is voor de organisatie van de respectieve overeenkomst, alsook na het verstrijken of beëindigen van de overeenkomst zolang RAUWERS een wettelijke verantwoordelijkheid heeft waarvoor het gebruik van dergelijke gegevens relevant kan zijn, rekening houdend met de toepasselijke verjaringstermijnen en wettelijke bewaarplichten. De contactgegevens worden gebruikt om de betrokkenen die daarvoor toestemming hebben gegeven, te informeren over de activiteiten van RAUWERS, voor zover zij daartegen geen bezwaar maken.

Gegevens met betrekking tot parkeerbeheer worden in beginsel tot 6 maanden na betaling van het volledige verschuldigde bedrag bewaard.

7. Hoe worden deze gegevens beschermd?

RAUWERS stelt alles in het werk om dergelijke gegevens te onderhouden en te beschermen tegen verlies, openbaarmaking of ongeoorloofde toegang, met inbegrip van organisatorische maatregelen zoals geheimhoudingsverplichtingen voor haar werknemers die toegang hebben tot dergelijke gegevens, en technische maatregelen zoals antivirussoftware en authenticatiemaatregelen.

8 Wat zijn de rechten van de betrokken personen en met wie kunnen zij contact opnemen?

De personen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt, hebben het recht om zich op elk moment tot RAUWERS te wenden indien zij dat wensen, mits zij hun identiteit kunnen aantonen en een bewijs dat aan de relevante wettelijke vereisten is voldaan, om :

(a) hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te wissen,
(b) Om de verwerking ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken,
(c) de door hen verstrekte gegevens ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en deze desgewenst doorgeven aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke, wanneer deze gegevens zijn verwerkt op basis van hun toestemming en/of de uitvoering van de overeenkomst,
(d) Aanvullende informatie ontvangen over waarborgen voor internationale gegevensoverdracht,
(e) Om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (rue de la presse 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be) indien zij van mening zijn dat RAUWERS niet heeft gehandeld in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

De personen die hun rechten wensen uit te oefenen of meer informatie wensen over de verwerking van persoonsgegevens door RAUWERS als verantwoordelijke voor de verwerking of als verwerker, kunnen contact opnemen met

Functionaris gegevensbescherming – RAUWERS

E-mail: dpo@rauwers.be | Telefoon: +32 2 240 09 00 |

Rue François Joseph Navez, 78, 1000 Brussel

9. Wijzigingen

RAUWERS kan dit privacybeleid te allen tijde wijzigen wanneer dat nodig is, onder meer om te voldoen aan wijzigingen in de regelgeving of aan eisen die worden gesteld door gegevensbeschermingsautoriteiten.

Laatste update : maart 2021